El pasado viernes impartimos para las socias de Evap un webinar acerca de estrategias, tácticas y herramientas para la gestión del tiempo.
Esta semana queremos compartir con vosotras algunos de los consejos que Lucía Amorós ofreció para planificar y mejor nuestro día a día
- Planifica y programa las acciones en tu semana y el día a día por escrito. Manténlo a la vista.
- Ten una única agenda digital.
- Sé puntual, dejando márgenes de 30 minutos entre tarea y tarea.
- Sé flexible, siempre suceden imprevistos, tanto oportunidades como problemas. Sin embargo, no dejes de lado tu programación diaria.
- Realiza descansos cortos (10-15 min) cada 2-3 horas para mejorar tu productividad.
- No seas perfeccionista, sino eficiente y eficaz. Ley de Parkinson.
- Afronta las tareas que te produzcan satisfacción durante las primeras horas de la mañana. De esta forma estarás motivado para a continuación enfrentarte a las tareas más desagradables.
- Cronometra el tiempo que le dedicas a tus clientes y a tus tareas comerciales, de esta forma podrás organizar tus semanas de forma eficiente y rentable.
- Deja un margen de 1h/día para imprevistos.
- Establece objetivos a largo, medio y corto plazo realistas.
- No dejes las cosas que requieren tiempo para el último día/final.
- Registra también, las interrupciones y conviene recoger el medio – teléfono, visita…-, el “culpable”, y sobre todo, la importancia del tema planteado.
- Reflexiona: ¿A qué actividades debes de dedicar más tiempo?, ¿Podrías dedicarle menos tiempo sin dejar de obtener resultados suficientemente aceptables a unas actividades en concreto? y, ¿Qué pasaría si no hubieras hecho una actividad tipo A?.
- Intenta no tener más de 1 correo.
- Elimina las notificaciones de WhatsApp, el correo y otras aplicaciones de mensajería instantánea.
- Redacta con esmero los emails de forma que la otra persona reciba la información suficiente y no se convierta en una cadena de mensajes interminable.
- Hablando se entiende la gente. Más vale una llamada que mil mensajes.
- Respeta tus horarios y los demás los respetarán.
- Crea reglas automáticas en tu gmail para cribar los correos por Responder pronto, Responder más tarde.
- Si recibes muchos emails al día, crea carpetas por clientes para organizar la información y recuperarla sin esfuerzo en caso necesario.
- Aprende a decir que NO y a delegar las tareas que no son tu competencia.
- Mide tu esfuerzo y el esfuerzo de tu equipo. No intentes abarcar más de lo que sois capaces.
- Permite que tu equipo tome sus propias decisiones y organice su tiempo. Equipos motivados, Equipos Productivos (Inma Ríos).
- No hagas reuniones interminables… Las reuniones eficaces duran 30/40 minutos, una vez pasa ese tiempo se divaga.
- Evita a las personas que consumen tu tiempo o edúcalos. No les contestes en el momento.
- Cuando te vayas a poner con una tarea importante, silencia tu móvil y ponlo boca abajo. ¡No estás para nadie!.
- Automatiza todo lo que no aporte valor a tu cadena de producción: auto-responders de formularios de contacto, WhatsApp, correos comerciales, elaboración de facturas, reuniones online recurrentes.
- Crea plantillas/estándares de producción y realización de tareas que permitan a todo el equipo entenderlo y trabajar de la misma manera.
- Escoge tecnologías que sean compatibles entre sí.
- No le dediques más tiempo del necesario a la elaboración de presupuestos y propuestas. Estandariza tus precios y tus presupuestos. Calcula tu tiempo ideal.
- Sé puntual, dejando márgenes de 30 minutos entre tarea y tarea.
